OPIS DELA POSLOVNEGA SEKRETARJA
Poslovni sekretar samostojno načrtuje, organizira in vodi delovne procese v tajništvu in v pisarnah.
- Analizira in rešuje probleme, ki zadevajo snovanje in uvajanje sodobnih rešitev na področju organizacije dela in informacijskega sistema v tajništvu in pisarnah.
- Vodi in organizira aktivnosti na podlagi terminskih planov za menedžerja oziroma predpostavljenega.
- Sodeluje pri pripravi materialov za seje, vodi poslovno korespondenco in dokumentarno gradivo.
- Sodeluje pri nabavi, načrtovanju in razporejanju računalniške in druge opreme in sredstev, potrebnih za izvajanje delovnega procesa.
- Ugotavlja delovne prispevke posameznikov v tajništvu in administraciji.
- Vodi in ažurira kadrovsko evidenco in ureja druge dejavnosti vodilnih delavcev in sodelavcev.
- Pripravlja poslovne analize, nadzoruje stroške, vodi evidenco podpisanih pogodb in sestavlja poročila.
- Njegovo delo lahko zajema predstavitev podjetja ali ustanove obiskovalcem, odgovoren je za stike z javnostmi in koordinacijo tovrstnih aktivnosti. Samostojno komunicira s strankami in poslovnimi partnerji, organizira službene poti in skrbi za protokolarne zadeve pri sprejemu obiskovalcev.
- Sestavlja strokovne dopise, zapisnike, vloge in samostojno rešuje upravne zadeve.
- Njegova vloga je zahtevnejša, če vodi večjo ekipo sodelavcev. V tem primeru skrbi za razvoj podrejenih sodelavcev, sodeluje pri izobraževalnih programih, skrbi za pretok informacij in koordinacijo dela na vseh stopnjah. Za svoje sodelavce pripravlja predloge za prerazporeditve in napredovanja
PODROČJA DELA
Poslovni sekretar lahko dela na področju socialnih in upravnih zadev, korespondence, izobraževalne in kadrovske dejavnosti, zavarovalništva, koncesij
in odnosov z javnostmi. Zaposlen je kot referent za socialno zavarovanje, za koncesije, kot poslovno upravni tajnik, vodja pisarne ali vodja kabineta. Poslovne sekretarje iščejo delniške družbe za izvedbo pomembnejših organizacijskih
in tajniških del. Lahko vodi določeno skupino ljudi, ki so mu podrejeni ali ima pomočnika za manj pomembna administrativna opravila. Na področju stikov
z javnostmi pripravlja tiskovne konference in predstavlja podjetje ali ustanovo navzven.
ZNANJA IN SPRETNOSTI
Razvoj gre v smeri nadgradnje srednješolske izobrazbe administrativnih kadrov s strokovnim ali univerzitetnim programom. Poslovni sekretar zna komunicirati v slovenskem in tujih jezikih in obvlada poslovno komuniciranje. Prepozna vedenje strank in se pogaja. Lahko vodi rokovnik vodstvenih delavcev in podjetja. Ker se ukvarja z upravnimi zadevami, pozna delovno zakonodajo in zna opravljati dejanja v upravnem postopku. Usposobljen je za organizacijo dela in poslovanja podjetja oziroma ustanove. Pozna psihologijo dela. Samostojno uporablja računalnik in programsko opremo ter druge elektronske medije. Zna reševati podjetniške probleme in pozna osnove menedžmenta, stikov z javnostmi in poslovni bonton. Je prilagodljiv, komunikativen in ima smisel za organizacijo dela. Pomembno je, da je poslovni sekretar odgovoren za svoje delo, lojalen ustanovi ter skrbi za varovanje poslovnih skrivnosti. Strokovno znanje mora nenehno nadgrajevati.
